Het motto van deze ILGA-Europe-conferentie is: ‘We are Family – Our families in Europe and the European family’. Daarmee worden zowel thema’s die te maken hebben met relatiewetgeving voor holebi’s als over de Europese samenwerking onder één noemer gebracht.
Aan de conferentie wordt deelgenomen door zo’n 300 afgevaardigden afkomstig uit heel Europa. Daaronder natuurlijk delegaties van Europese holebi-organisaties, zoals COC Nederland, maar ook vertegenwoordigers van vooraanstaande mensenrechtenorganisaties, van de OVSE (Organisatie voor Veiligheid en Samenwerking in Europa), leden van het Europees Parlement en de parlementaire commissie van de Raad van Europa.
Daarmee is deze conferentie een uitgelezen podium voor het uitwisselen van informatie en kennis, internationale lobby en het onderhouden van de daarvoor noodzakelijke netwerken.
De delegatie van COC Nederland staat onder leiding van Joyce Hamilton, bestuurslid internationaal beleid van COC Nederland, en wordt verder gevormd door leden van de LWIB (COC Landelijke Werkgroep Internationaal Beleid) en de internationale consultants van het Projectbureau van COC Nederland. LWIB-lid Janfrans van den Eerden is kandidaat om als regionaal vertegenwoordiger in het bestuur van ILGA-World te worden. Omdat hij de enige kandidaat is, staat zijn benoeming min of meer vast.
Gastheer van de conferentie is de Bulgaarse nationale holebi-organisatie Gemini. In samenwerking met andere Bulgaarse holebi- en mensenrechtenorganisaties heeft Gemini een uitgebreid (sub)cultureel programma en een sportfestijn georganiseerd waarmee de Bulgaarse holebi-gemeenschap zich internationaal presenteert.
Voor de openingsbijeenkomst van deze ILGA-Europe-conferentie is ook burgemeester Boyko Borrissov van Sofia uitgenodigd. Borrissov heeft zich een macho-imago aangemeten – naar het voorbeeld van bijv. burgemeester Loesjkov van Moskou – en lijkt niet veel trek te hebben om bij deze conferentie aanwezig te zijn. ‘De burgemeester heeft nog niet besloten of hij op de uitnodiging in zal gaan’, zo heeft zijn woordvoerder laten weten.
ILGA-Europe is een non-gouvernementele organisatie, regionaal orgaan van ILGA-World, waarvan zo’n 200 holebi-belangenorganisaties in Europa lid zijn, waaronder vrijwel alle nationale holebi-organisaties.