Het COC kent een onafhankelijke klachtencommissie die werkt voor alle bij het COC aangesloten organisaties. Op deze pagina lees je hoe een klacht kan worden ingediend en hoe deze wordt afgehandeld. Zorg dat je zaak eerst besproken is met een vertrouwenspersoon, die biedt steun en helpt je bij het zetten van eventuele vervolgstappen.

Klacht indienen

• Klachten moeten schriftelijk worden ingediend. Je kunt zelf bepalen hoe je dat doet, zonder een speciaal formulier te gebruiken. Beschrijf wat er gebeurd is zo nauwkeurig mogelijk in je eigen woorden. Het e-mail adres van de klachtencommissie vind je onderaan deze pagina.
• Nadat we je schriftelijke klacht hebben ontvangen, sturen we je een schriftelijke bevestiging en informeren we je over wat er verder gaat gebeuren.
• De onafhankelijke klachtencommissie beoordeelt of je klacht in behandeling kan worden genomen. De klachtencommissie kan alleen klachten behandelen die te maken hebben met de omgangsregels die sinds 1 januari 2016 gelden voor alle geledingen van onze organisatie. Als je klacht hier niet onder valt, zullen we je doorverwijzen naar een ander onderdeel van onze organisatie. Klachten over zaken zoals ledenadministratie of schoonmaak van het COC pand worden bijvoorbeeld niet door de klachtencommissie behandeld.
• Als je klacht door de klachtencommissie wordt behandeld, krijg je een uitnodiging om jouw klacht persoonlijk mondeling toe te lichten aan de klachtencommissie. Je mag je dan laten bijstaan door een vertrouwenspersoon.

Hoor en wederhoor

• De persoon over wie de klacht gaat, wordt op de hoogte gesteld dat er een klacht tegen hen is ingediend en wie de klacht heeft ingediend. De beklaagde wordt geïnformeerd over de procedure en krijgt de gelegenheid zich schriftelijk te verweren.
• De klachtencommissie nodigt zowel de klager als de beklaagde uit om mondeling hun kant van het verhaal toe te lichten, zodat beide partijen gehoord worden. De beklaagde mag zich ook laten bijstaan door een vertrouwenspersoon.
• Tijdens de zitting van de klachtencommissie kan een bevredigende oplossing worden gevonden die voor de klager acceptabel is, waarmee de zaak wordt afgesloten. Of de klachtencommissie kan besluiten dat er consequenties moeten volgen voor het gedrag van de beklaagde.

Bevindingen van de klachtencommissie

• De klachtencommissie stuurt een schriftelijk verslag van haar bevindingen naar de klager, de beklaagde en aan het bestuur van de rechtspersoon. In dit verslag staat ook een advies voor het bestuur over eventueel te nemen maatregelen. Zo wordt ook het bestuur op de hoogte gesteld van het probleem met een vrijwilliger, medewerker of bezoeker binnen hun vereniging.
• Het inzetten van de onafhankelijke klachtencommissie is een serieuze stap. De klachten worden serieus genomen en er kunnen belangrijke gevolgen zijn voor de beklaagde.
• De directie van het federatiekantoor van COC Nederland ontvangt een kopie van het advies en zal het bestuur van de lidvereniging aansporen het advies op te volgen.

Duur van de procedure

• Na het indienen van de klacht krijg je een ontvangstbevestiging: 2 werkdagen.
• Bericht wel of niet in behandeling nemen: 2 weken.
• Bericht aan beklaagde en gelegenheid schriftelijk weerwoord: 2 weken.
• Hoor en wederhoor op een zitting van de klachtencommissie: 6 weken, met verlenging van 2 weken indien dit agenda-technisch niet anders kan.
• Definitief oordeel en advies van de klachtencommissie aan klager, beklaagde en rechtspersoon: binnen 2 weken na een zitting.

Vertrouwelijkheid

Alleen de leden van de commissie, de ambtelijk secretaris, de klager en de beklaagde en hun eventuele vertrouwenspersonen hebben inzage in de klacht. De klachtencommissie deelt haar bevindingen met het bestuur van de lidvereniging en de directie van COC Nederland.

Leden van de klachtencommissie

De klachtencommissie van COC Nederland bestaat uit:

• Christine Linzel, heeft in haar professionele leven grote ervaring opgedaan binnen het vrijwilligerswerk, en daarbij aan de wieg gestaan van het Tuchtrecht voor vrijwilligers, inmiddels opgegaan in de ISR. Daarnaast heeft ze ruime ervaring als voorzitter van Commissies van Toezicht.
• Achmed Baayens, strafrecht advocaat te Utrecht, lid van de commissie van toezicht van de Dienst Vervoer& Ondersteuning
• Jan Maarten Reinking, senior raadsheer bij het Gerechtshof in Den Haag, lid van diverse klachtencommissies en commissies van toezicht bij de Dienst Justitiële Instellingen.

Om hun onafhankelijkheid te garanderen vervult geen van de leden een andere actieve positie binnen de federatie COC Nederland. De commissie wordt ambtelijk ondersteund door een medewerker van het team bedrijfsvoering.

Jaarverslag

De klachtencommissie brengt jaarlijks een schriftelijk verslag uit aan de Algemene Vergadering, het hoogste orgaan van de federatie. Hierin worden de in behandeling genomen klachten en de uitgebrachte adviezen geanonimiseerd opgenomen. Hiermee wordt tot op het hoogste niveau binnen de federatie het belang aangegeven van een veilige omgeving voor iedereen, het stimuleren van een cultuur van goed gedrag en het bevorderen van het zelfreinigend vermogen van de organisatie.

Contact met de klachtencommissie

De commissie is bereikbaar via het mailadres: [email protected]
of
COC Nederland
t.a.v. klachtencommissie
Nieuwe Herengracht 49
1011 RN Amsterdam

We have an English translation available: Code of Good Conduct