Klokkenluiden kan worden omschreven als het door een werknemer (de klokkenluider) extern bekend maken van vermoedens van illegale of immorele praktijken, die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van de werkgever en waarbij maatschappelijk belang in het geding is, aan personen die mogelijk actie daartegen zouden kunnen ondernemen.

Immorele en/of frauduleuze activiteiten kunnen zich afspelen bij zaken als aanbestedingen, financieel administratieve handelingen, maar ook bij ‘huis tuin en keukenfraude’, bijvoorbeeld het oneigenlijk gebruik maken van werkgeversfaciliteiten. Aangezien er gewerkt wordt met maatschappelijk geld heeft COC Nederland hierin een extra verantwoordelijkheid. Ook kan er sprake zijn van misstanden in de wijze waarop door medewerkers van COC Nederland wordt omgaan met collega’s, de doelgroep of derden. Te denken valt aan discriminatie, intimidatie of ongewenste intimiteiten.

COC Nederland vindt het belangrijk dat medewerkers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden en/of fraude binnen COC Nederland, de bedrijfsvoering of in omgang met de doelgroep en samenwerkingspartners. Deze regeling is hierbij van belang.

COC Nederland streeft verder naar een open aanspreekcultuur die wordt gekenmerkt door integriteit en transparantie. Door middel van de Code Goed Gedrag en de daarbij behorende activiteiten wordt doorlopend aandacht besteed aan het bevorderen van goed gedrag en het bieden van een veilige plek aan iedereen bij COC Nederland, de bij de federatie aangesloten COC-verenigingen.

Deze klokkenluidersregeling vormt een aanvulling op de Code Goed Gedrag en betreft schending van wet- en regelgeving, bewust onjuist of onrechtmatig informeren van onder meer organen en belanghebbenden van COC Nederland, een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die COC Nederland of haar medewerkers, of organen en belanghebbenden schade kunnen toebrengen. Deze regeling is gebaseerd op de standaardregeling van de Stichting van de arbeid, een landelijk overlegorgaan van werkgevers- en van werknemersorganisaties.

Definities

Medewerker: degene die al dan niet in dienst, werkzaam is bij COC Nederland.
Leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan de medewerker
Directeur: degene die door het federatiebestuur is aangesteld en verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken bij COC Nederland.
Bestuur: COC Nederland wordt bestuurd door het federatiebestuur. Het bestuur bestaat minimaal uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester en wordt door de algemene vergadering benoemd.
Vertrouwenspersoon: een door de organisatie, in overleg met de OR, aangewezen persoon.
Klachtencommissie: de commissie die door de directeur is ingesteld om als zodanig voor COC Nederland te fungeren. In geval de melding de directeur betreft wordt die commissie ingesteld door de voorzitter van het bestuur.
Een (dreigend) strafbaar feit:
– een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
– een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van onder meer organen en belanghebbenden van COC Nederland;
– een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu;
– (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die COC Nederland of haar medewerkers, of organen en belanghebbenden schade kunnen toebrengen.

Procedure

1. De medewerker meldt een vermoeden van een misstand bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht, bij de directeur, bij de interne vertrouwenspersoon of externe vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan leidinggevende of directeur.
2. De rol van de vertrouwenspersoon bestaat uit het doorgeven van de melding aan de directeur en/of aan de voorzitter van het bestuur en de melder op de hoogte houden van de voortgang en bevindingen van het in te stellen onderzoek.
3. Degene die de melding ontvangt legt de melding schriftelijk vast, met de datum waarop deze ontvangen is en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt.
4. Degene die de melding ontvangt meldt deze direct aan de directeur. Deze stelt een onderzoekscommissie samen, die de melding onderzoekt. Daarbij gelden algemene principes van proportionaliteit en zorgvuldigheid. Daarbij wordt dienovereenkomstig omgegaan met de belangen van de melder en degene die onderwerp is van de melding.
5. De directeur informeert de Voorzitter van het bestuur over de melding en de ondernomen acties. De onderzoekscommissie stuurt een ontvangstbevestiging (indien aan de orde via de vertrouwenspersoon) aan de medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld.
6. De medewerker die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de onderzoekscommissie wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten COC Nederland. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de medewerker niet worden genoemd en ook zal de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de medewerker gewaarborgd is.
7. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de medewerker door de onderzoekscommissie, of via de vertrouwenspersoon namens de onderzoekscommissie, schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

Melding aan de voorzitter van het bestuur

1. De medewerker kan een vermoeden van een misstand ook melden bij de Voorzitter van het bestuur indien:
   a. de medewerker het niet eens is met het standpunt of de verlengingstermijn voor behandeling van de onderzoekscommissie;
   b. er acuut gevaar dreigt, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
   c. een situatie is waarin de medewerker in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding;
   d. er sprake is van een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
   e. er sprake is van een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
   f. er een wettelijke plicht is tot direct extern melden (art 16 wetboek van strafvordering);
   g. de melding de directeur betreft.
2. De Voorzitter van het bestuur meldt punten genoemd onder a t/m f ook aan de directeur.
3. De te volgen procedure is identiek aan die hierboven onder “de procedure” is beschreven, met dien verstande dat de acties beschreven bij punt 3 tot en met 6 worden gedaan door of onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van het bestuur.

Via zelfgekozen tussenpersoon

Naast alle bovengenoemde mogelijkheden is het ook mogelijk om zelf een tussenpersoon te kiezen om de melding te doen. Deze tussenpersoon geeft de melding anoniem door aan de directeur, de voorzitter van het bestuur en/of een vertrouwenspersoon.

Huis voor Klokkenluiders

Extern, al dan niet anoniem, advies en melden is ook altijd mogelijk via het Huis voor Klokkenluiders. De medewerkers van het Huis voor Klokkenluiders geven vertrouwelijk advies. Het Huis kan ook doorverwijzen en/of zelf een onderzoek starten naar de misstand (zie www.huisvoorklokkenluiders.nl).

Rechtsbescherming

1. De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan.
2. De vertrouwenspersoon of zelfgekozen tussenpersoon wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling.
3. Degene die belast is met het onderzoek naar de melding krijgt hiervoor alle medewerking en inzage in alle stukken die hij/zij daarvoor nodig acht. Ook mag hij indien hij/zij dat noodzakelijk acht, externe deskundigen aantrekken.

Vertrouwenspersoon

Je kunt terecht bij een externe vertrouwenspersoon van COC Nederland via 020-6234596 of [email protected]. Allen zijn gecertificeerd vertrouwenspersoon en aangesloten bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen en zijn bekend met de cultuur binnen het COC. Ze vervullen behalve de rol van vertrouwenspersonen geen andere actieve rol bij het COC.

Hier lees je meer over de externe vertrouwenspersonen: www.coc.nl/vertrouwenspersonen

Onafhankelijke Klachtencommissie

Het COC kent een onafhankelijke klachtencommissie die werkt voor alle bij het COC aangesloten organisaties. Om hun onafhankelijkheid te garanderen vervult geen van de leden een andere actieve positie binnen de federatie COC Nederland.

Op deze pagina www.coc.nl/klachtencommissie lees je hoe een klacht kan worden ingediend en hoe deze wordt afgehandeld. Je kunt contact opnemen met de klachtencommissie via [email protected]

© COC NL-februari 2020