Algemeen
Bij het uitvoeren van de activiteiten streeft COC Nederland naar een zo hoog mogelijke kwaliteit en worden prestaties continue verbeterd.
De activiteiten van COC Nederland zijn in lijn met de doelstelling en strategie van COC Nederland.
Het doel en strategie van COC Nederland is (zie statuten):
COC Nederland dient een algemeen belang en heeft als doel:
Het streven naar een diverse en inclusieve samenleving die werk maakt van gelijkheid en emancipatie, zodat mensen volledig kunnen participeren en zicht tot hun volle potentieel kunnen ontwikkelen, ongeacht hun seksuele oriëntatie, genderidentiteit of –expressie en geslachtskenmerken, en het verrichten van al wat hiermee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.
COC Nederland tracht dit doel onder meer te bereiken door:
- het scheppen en in stand houden van mogelijkheden tot individuele ontwikkeling, vorming en bewustwording;
- het in staat stellen van (groepen) mensen om de eigen situatie en die van anderen te verbeteren;
- het versterken van de maatschappelijke beweging om uitsluiting, discriminatie en geweld tegen te gaan en gelijke kansen en acceptatie te bevorderen;
- de beschikbaarheid, toegankelijkheid en sensitiviteit van maatschappelijke voorzieningen te bevorderen;
- wetgeving, beleid en praktijk op nationaal in lokaal niveau te bevorderen die garanties biedt voor gelijke rechten en kansen;
- de internationale beweging te versterken en te bevorderen dat bescherming van fundamentele rechten in internationale instrumenten is geborgd.
De doelen van COC Nederland worden vertaald in een meerjarenstrategisch plan en hiervan afgeleid een beleidsplan met begroting per jaar. Beide plannen worden door het bestuur van de werkorganisatie vastgesteld en door de ALV goedgekeurd.
Doelrealisatie vindt onder andere plaats via uitvoer van projecten. De resultaten van de projecten dragen bij aan de doelen van COC Nederland. Evaluatie van de behaalde resultaten ten opzichte van de doelen van COC Nederland vindt continu plaats.
Bij de opstelling van het projectplan, de monitoring van de uitvoer en eindevaluatie, worden de processen van de administratieve organisatie / interne beheersingsmaatregelen in acht genomen.
Kwaliteit
COC Nederland streeft naar maximale effectiviteit bij de uitvoer van projecten en communicatie om haar doelen te bereiken. Zij doet dit zo efficiënt mogelijk met de aan haar beschikbaar gestelde subsidies, donaties en legaten. Verantwoording naar belanghebbenden over de uitgevoerde activiteiten vindt onder meer plaats via projectafrekeningen (naar subsidieverstrekkers), jaarverslagen, tussentijdse communicatie via diverse kanalen (media, internet).
Omdat COC zich beweegt in het politieke en maatschappelijke debat, is zij qua werkinhoud constant aan verandering onderhevig. Dit zorgt voor een constante scherpe houding en een constante lerende – verbeterende – organisatie, wat de kwaliteit van haar werk ten goede komt. COC Nederland is een relatief kleine en platte organisatie, wat de wendbaarheid van de organisatie ten goede komt.
Onderstaand een overzicht van procedures / richtlijnen die bijdragen aan de kwaliteit van COC Nederland om haar doelen te behalen. Deze zijn naar onderdeel gerubriceerd:
Kwaliteit organisatie algemeen
- Aanwezigheid van beschrijving administratieve organisatie / interne beheersing
- Aanwezigheid van directiereglement en bestuursreglement
- Aanwezigheid van organogram
- Er is beleid voor het opstellen van het meerjarenstrategieplan en jaarplan
- Instelling van Algemene Vergadering (hoogste besluitvormend orgaan)
- Aanwezigheid van Ondernemingsraad
- Aanwezigheid klachtenregistratie
- Instellen Code goed gedrag en vertrouwenspersoon
- Aanwezigheid personeelshandboek
Kwaliteit personeel
- Aanwezigheid functieprofiel
- Aanwezigheid beleid werving en selectie van personeel
- Aanwezigheid beleid aanstellen externe adviseurs / zzp-ers
- Individuele professionalisering van personeel middels scholingsbeleid
- Aanwezigheid Inwerkprogramma van nieuw personeel
- Uitvoering van doelstellings-, beoordelings- en functioneringsgesprekken
- Opvragen Verklaring omtrent gedrag nieuw personeel
Kwaliteit uitvoer projecten / dossiers
- Beoordeling vooraf van doelen / te behalen resultaten van projectplannen met jaarplan en meerjarenstrategieplan COC
- Periodieke interne evaluatie projectuitvoer (zowel inhoudelijk als financieel)
- Periodieke evaluatie met subsidieverstrekkers over projectuitvoer. Hierin aandacht voor gewijzigde maatschappelijke omstandigheden
- Communicatiekanalen naar en vanuit COC
- Dossierontwikkeling naar aanleiding van veranderde maatschappelijke behoeften
- Communicatie en beleidsinformatie n.a.v. politieke en maatschappelijke veranderingen
- Switchboard (telefonische advies- en informatiedienst)
- Kennisdeling tussen nationale en internationale dossiers
Kwaliteit bedrijfsondersteunende diensten
- Planning en controlcyclus
- Postbehandeling en archivering
- Projectendossier
- Systeembeheer, backup & restorewerkzaamheden, virusprotectie, toegangsbeveiliging netwerk
Elke medewerker is gehouden om te werken binnen de door COC Nederland opgestelde procedures en richtlijnen. Leidinggevenden van medewerkers zien erop toe dat de kwaliteit van de uitvoer van het werk van medewerkers zo hoog mogelijk is, rekening houdend met de geldende procedures en richtlijnen. Het is de verantwoordelijkheid van de directie / MT om passende preventieve en corrigerende maatregelen te treffen die nodig zijn om de kwaliteit zeker te stellen en te verbeteren.
COC Nederland heeft geen kwaliteitskeurmerk of kwaliteitsmanager. Het verbeteren van prestaties met een zo hoog mogelijke kwaliteit wordt standaard gedaan door iedere medeweker van COC. Leidinggevende en directie/MT zien hierop toe. Het vertrouwen dat subsidieverstrekkers, leden en donateurs hebben in de kwaliteit van werken van COC vertaalt zich in een constante stijging van inkomsten.
Verantwoordingen
Projectenuitvoer
Bij de uitvoer van de projecten gaat COC Nederland zo effectief en efficiënt met aan haar beschikbare middelen om. Intern worden voor lopende projecten tussentijdse rapportages opgesteld en beoordeeld. Tussentijdse beoordeling vindt plaats op inhoudelijk en financieel gebied.
Indien noodzakelijk, wordt bijgestuurd om de doelen (inhoudelijk als financieel) te behalen. Periodiek worden subsidieverstrekkers op de hoogte gesteld over de voortgang van de projecten. Indien er wijzigingen in het projectplan en/of budget noodzakelijk zijn naar aanleiding van de actualiteit, dan wordt dit aan de verstrekker van de projectmiddelen gecommuniceerd en hiervoor goedkeuring gevraagd.
Aan het einde van een project wordt een eindrapportage opgesteld. Deze bestaat uit een inhoudelijk verslag met een financieel overzicht, waar nodig aangevuld met een verklaring van de onafhankelijk accountant.
Indien er grote wijzigingen zijn of zijn te verwachten ten opzichte van het oorspronkelijke projectplan, dan wordt de directie hiervan op de hoogte gesteld.
Financiën COC
Per kwartaal wordt door de organisatie de financiële realisatie afgezet tegen de door de Algemene Vergadering vastgestelde begroting. Verschillen worden geanalyseerd en toegelicht in een bestuursrapportage.
Doorlopend worden diverse scenario’s en maatregelen doorgerekend – en doorgevoerd – om aan de resultaatdoelstelling te voldoen. Tussentijdse financiële doorberekeningen worden met de penningmeester besproken.
Twee keer per jaar worden de lidverenigingen van de Vereniging COC Nederland op de hoogte gehouden van de meest recente financiële resultaten.
De jaarrekening wordt door de organisatie opgesteld. De jaarrekening wordt gecontroleerd door een onafhankelijk accountant en voorzien van een accountantsverklaring. Na vaststelling door het bestuur, wordt de jaarrekening ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering, welke standaard in de maand juni van een jaar plaats vindt.
Na goedkeuring door de Algemene Vergadering wordt de jaarrekening gepubliceerd op de website van COC Nederland.