Dit meldprotocol is onderdeel van de Code Goed Gedrag en beschrijft hoe je moet handelen bij situaties waarin sprake is van (vermoedens van) ongewenst gedrag en hoe en bij wie je deze moet melden.
Andere onderdelen zijn de Omgangsregels, Vertrouwenspersonen en de Onafhankelijke klachtencommissie.

Waarom en voor wie is dit protocol?

Het protocol heeft betrekking op het contact tussen vrijwilligers, deelnemers, bezoekers, werknemers en anderen bij het COC. Het protocol biedt bescherming aan de melder en aan degenen die naar het protocol handelen, aan het vermoedelijke slachtoffer en aan degene die beschuldigd wordt. Het protocol geeft je ook een verplichting: je moet handelen op de vastgelegde manier.

Dit meldprotocol bevat ook een klachtenprocedure die in werking wordt gezet na een klacht. Als er sprake is van een (vermoeden van een) strafbaar feit, wordt daarvan melding gemaakt bij de politie. Verder kan melding leiden tot (voorlopige) disciplinaire maatregelen ten opzichte van de beschuldigde.

Het bestuur van de rechtspersoon waarbinnen het (vermoedelijke) ongewenst gedrag plaats heeft gevonden, is verantwoordelijk om op een zo zorgvuldig mogelijk en objectieve wijze met elke melding om te gaan. Voor onderzoek naar een melding kan het bestuur een beroep doen op de onafhankelijke klachtencommissie van de federatie.

In dit protocol is speciale aandacht voor meldingen over (vermoedens van) seksueel getint grensoverschrijdend gedrag en seksueel misbruik van kwetsbare groepen, zoals minderjarigen.

Melding of klacht

In de Omgangsregels staat verwoord welke gedragingen worden verwacht van iedereen bij het COC. Ongewenst gedrag gaat om het overschrijden van die omgangsregels. Overschrijden kan bijvoorbeeld bestaan uit pesten, roddelen of ernstiger zaken als seksueel misbruik.

Uitgangspunten:

1. Iedereen kan een melding doen of een klacht indienen over ongewenst gedrag.
2. Iedere melding of klacht wordt altijd serieus genomen en integer en eerlijk behandeld.

Klacht:

• Een klacht zal als deze gegrond wordt verklaard leiden tot disciplinaire maatregelen.
• Klachten worden altijd voorgelegd aan de onafhankelijke klachtencommissie.
• De klachtencommissie is zelf de poortwachter over de klachten die ze in behandeling neemt.

Melding:

• Een melding is vaak op te lossen met een goed gesprek met betrokkenen, binnen een werkgroep of bij het bestuur van de organisatie.
• Een melding kan intern worden opgepakt, maar kan alsnog leiden tot een klacht. Klachten worden altijd voorgelegd aan de onafhankelijke klachtencommissie.

Signaleringstaak

Iedereen binnen de vereniging heeft een verantwoordelijkheid in het signaleren van (vermoedens van) grensoverschrijdend gedrag. Het gaat niet alleen om de grovere vormen, maar ook het zogenaamde ‘kleiner’ grensoverschrijdend gedrag. Signaleer je mildere vormen van grensoverschrijdend gedrag, dan wordt van je verwacht dat je de betrokken(en) daarop aanspreekt en corrigerend optreedt.

Wanneer bij wie melden

Een melding wordt zo dicht mogelijk op de situatie bespreekbaar gemaakt om het probleem op te lossen.

• Bij overtreding van de regels binnen een team of werkgroep wordt het bestuur geïnformeerd, maar wordt eerst gekeken of het team of de werkgroep de situatie zelf kan oplossen. Lukt dit niet dan wordt het bestuur ingeschakeld. Het bestuur kan, afhankelijk van de situatie, ingrijpen en kan samen met betrokkenen voor een oplossing zorgen
• Bij overtreding van de regels door coördinatoren, of vrijwilligers die niet bij een vast team horen, wordt het bestuur ingeschakeld. 
• Bij overtreding van de regels door een bestuurslid wordt eerst gekeken of de situatie binnen het bestuur kan worden opgelost.
• Bij signalering van strafbare feiten of vermoedens daarvan kan door het bestuur aangifte worden gedaan bij de politie.
• Bij vermoedens van seksueel misbruik bij minderjarigen, verstandelijk beperkten wordt altijd aangifte gedaan bij de politie.

Meldplicht bij (vermoedens/signalen van) seksueel misbruik!

Iedereen die seksueel misbruik of ander ongewenst gedrag vermoedt, of erover hoort, is verplicht dit te melden bij het bestuur.

Bij twijfels over de ernst of het terecht zijn van een vermoeden, geldt een consultatieplicht bij een vertrouwenspersoon die om advies kan worden gevraagd.

Indien medewerkers (vermoedens van) seksueel misbruik direct uiten bij hun coördinator, gaat deze niet zelf tot handelen over, maar schakelt deze het bestuur in.

De meldplicht overstijgt alle andere belangen die in het geding zouden kunnen zijn, zoals de wens tot geheimhouding bij het (minderjarige) slachtoffer.

Het is niet aan medewerkers om aan waarheidsvinding te doen; dit kan een eventueel juridisch traject verstoren. Let wel: een melding is géén beschuldiging! Na een melding wordt zorgvuldig en objectief onderzocht wat er aan de hand is. Er is oog voor zowel de privacy en belangen van het vermoedelijke slachtoffer als die van de beschuldigde.

Het bestuur van een lidvereniging kan zich desgewenst laten adviseren door de stafmedewerker federatiezaken van COC Nederland over verdere handelwijzen, bijvoorbeeld:

• Gesprek met beschuldigde;
• Informatief gesprek met de politie bij seksueel grensoverschrijdend gedrag;
• Instellen calamiteitenteam;
• In gang zetten meldprocedure;
• Aangifte bij politie bij seksueel grensoverschrijdend gedrag bij jongeren tot 18 jaar;
• Voorlopige maatregelen t.a.v. de vermoedelijke pleger/beschuldigde;
• Veiligstellen en opvang van het slachtoffer;
• Informatie aan betrokkenen;
• Nazorg.

Voorlopige zwijgplicht na een melding over een vermoedelijk strafbaar feit

Naast de meldplicht geldt een voorlopige zwijgplicht voor het bestuur, de melder en medewerkers binnen de organisatie ten opzichte van derden. Deze betrokkenen kunnen zich wel uiten bij de vertrouwenspersoon. Deze zwijgplicht is nodig, zodat er niet meer personen bij een zaak worden betrokken dan voor een zorgvuldige behandeling noodzakelijk is. Er moet worden voorkomen dat geruchten ontstaan en iemand al bij voorbaat als ‘schuldig’ wordt bestempeld. De zwijgplicht is ook belangrijk om te zorgen dat een eventuele strafrechtelijke procedure niet wordt belemmerd.

Doen

• Zorg voor de veiligheid van het slachtoffer.
• Als je iemand op heterdaad betrapt:
  • Laat het slachtoffer niet alleen;
  • Meld het onmiddellijk aan de coördinator van het team of een bestuurslid.
• Als de situatie bedreigend is: bel 112 zodat de politie kan ingrijpen;
• Laat de toestand zoveel mogelijk onaangeroerd in verband met eventueel sporenonderzoek. Bel de zedenpolitie (112), meld waarover het gaat en vraag om instructies. Stel zo weinig mogelijk vragen. Luister en stel het kind op zijn/haar gemak.
• Schrijf alles zo letterlijk en feitelijk mogelijk op, ook de vragen die je hebt gesteld.
• Vertel dat je verplicht bent het verhaal aan het bestuur te melden, maar dat er geen stappen buiten medeweten van het slachtoffer om worden genomen.
• Meld het vermoeden direct bij het bestuur. Bij twijfel consulteer de vertrouwenspersoon.
• Verwijs de persoon desgewenst naar een vertrouwenspersoon.
• Licht zo snel mogelijk de coördinator of een bestuurslid in over de situatie.
• Blijf beschikbaar voor het kind/de jongere en blijf de normale begeleiding bieden.

Laten

• Handel nooit op eigen houtje!
• Hoor het vermoedelijke slachtoffer niet uit. Het uithoren van het vermoedelijke slachtoffer en/of het spreken met contactpersonen van het vermoedelijke slachtoffer kan een eventueel juridisch traject verstoren. Het is niet aan de medewerker om aan waarheidsvinding te doen!
• Neem bij een vermoeden nooit zelf contact op met de vermoedelijke pleger, ook niet als het een collega vrijwilliger is. De beste manier om het misbruik te stoppen en aan te pakken, is een objectief en een officieel onderzoek.
• Denk aan de (voorlopige) zwijgplicht!
• Beloof nooit geheimhouding, ook niet wanneer een slachtoffer erom vraagt.